При упоминании слова «фриланс» у личностей, от него далеких, возникает перед глазами картинка: счастливые люди со свежими лицами, независимые и свободные. На деле мы часто забываем даже поесть, а серое лицо и темные круги под глазами – верный признак замучивших нас дедлайнов. И где, спрашивается, счастье и куча свободного времени?
А причина хронической усталости, между прочим, не в дедлайнах, а в нашем неумении эффективно распоряжаться временем.
Кто украл мое время?
Вот топ пожирателей нашего свободного (и не очень) времени:
- соцсети и мессенджеры
- почта
- телевизор
- выходы в магазин по 8 раз за день
- спонтанные чаепития
И так далее.
Итог: ничего не успеваем, а конь, который не валялся в делах, смотрит с презрением. Дедлайн жжет пятки. Всё тлен.
Именно так было у меня еще задолго до прихода в копирайтинг. В обязанности входило много всего, что надо сделать «вчера». Бешеная гонка заканчивалась ударом о подушку и нокаутом до утра.
Потом был нервный срыв, таблетки и полная перестановка приоритетов. С тех пор тайм-менеджмент стал моим другом и верным спутником.
Наводим порядок в делах
Фундамент тайм-менеджмента – планирование. Причем не просто абстрактное представление о делах насущных, а подробный разбор каждого из них на атомы.
Принцип составления плана прост: от очень важных дел к менее «горящим». Для расстановки приоритетов удобно пользоваться матрицей Эйзенхауэра.
Вот так представил свою матрицу сам Дуайт Эйзенхауэр:
В левом верхнем углу расположились «любимые» нами горящие дедлайны. Пока мы смотрели телевизор и общались в соцсетях, они подкрались незаметно и ждут возможности взорвать нам мозг.
Рядышком вверху приютились заказы с далеким дедлайном и наши собственные проекты, например, блог. В общем, все то, о чем мы обычно говорим «надо, но не горит».
В «неважные и срочные» можно смело записывать форс-мажоры и то, в чем лично мы не заинтересованы, или, во всяком случае, не планировали это делать сейчас. Обычно что-то нужно друзьям, родственникам, коллегам, а отказаться вроде как неудобно. Примеры:
- внезапно нагрянула разругавшаяся с мужем подруга (естественно, с ночевкой)
- прорвало трубу в ванной
- мама просит отвезти рассаду на дачу уже завтра
- у собаки случилось несварение
Эти задачи, если возможно, автор советует делегировать. Здесь кроется ошибка большинства фрилансеров. Дело в том, что господин Эйзенхауэр смотрел на матрицу из своего президентского кресла. У него были помощники, и он действительно мог половину обязанностей передать им.
А что делает копирайтер, начитавшись подобных советов? Правильно, делегирует заказы. С меньшей (и часто вообще смешной) оплатой где-нибудь на бирже контента. А потом… а потом у него появляется еще одно важное и срочное дело. И злой заказчик.
А делегировать-то надо было:
- трубу – сантехнику
- мамину рассаду и саму маму – проверенному таксисту или брату, сестре, другу
- подругу – мужу. Пусть разбираются сами
С собакой, правда, придется гулять самому. Что поделать, иначе вообще можно лишиться повода выходить на улицу. Какой уж тут тайм-менеджмент.
Конечно, маму и подругу мы списали со счетов не на постоянной основе, а лишь оценив ситуацию трезво. Если случилось что-то серьезное, решение должно быть другим. Думаю, это не нужно объяснять.
А вот «неважные и несрочные» – это как раз те пожиратели времени, о которых я уже говорила: соцсети, статейки, журналы, сериалы… Эти «дела» мы делать любим всегда, хотя герой фильма текст за нас не напишет.
Важный момент: лично мне эта матрица помогает, когда наваливается очень много дел одновременно. Сидишь себе спокойно, и тут из-за всех углов повалили заказчики! А среди планов еще недомытая плита и недописанная статья в блог. И список покупок. Два.
Берем матрицу Эйзенхауэра и распределяем дела в соответствии со степенью важности и срочности. Важные выполняем по порядку, неважные спихиваем на других или выбрасываем из головы.
А теперь главный секрет этого способа распределения задач: концентрируйтесь не на «важных и срочных», а на «важных, но несрочных» делах. Если не допускать перетекания одних в другие, порядок возникнет сам собой, и даже останется задел времени на форс-мажоры. Не раз проверено на собственном опыте!
Зачем Брайан Трейси ест лягушек
Принцип убывания важности – один из главных в тайм-менеджменте. Не спешите говорить: «Спасибо, Кэп!». Я знаю, что это понятно и без меня. Тем не менее, здесь тоже есть камень, о который мы спотыкаемся. И называется он «Я не хочу это делать».
Для меня позвонить клиенту – мероприятие сродни прыжку в бассейн с крокодилами. Другой не может преодолеть «синдром чистого листа». А у третьего не получается изучить целевую аудиторию. А ведь именно эти задачи могут составлять топ нашего списка на сегодня.
В таких случаях мы пытаемся спрятать голову в песок, и откладываем неприятные задачи на потом. Необходимость их решать заставляет совесть поедать нас изнутри. Вот и получается: и дело не сделано, и настроение испорчено. Кому хорошо?
Американский бизнесмен Брайан Трейси представил неприятные, но очень важные для него дела как лягушку, которую необходимо… съесть на завтрак.
Да, неприятно. Да, возможно, даже невкусно. Но надо.
Съел лягушку — весь день свободен.
И ведь действительно, стоит сразу позвонить клиенту и пережить «пять минут позора», как весь остальной день ты чувствуешь себя намного лучше. Работа кипит, настроение отличное – все супер! Попробуйте, серьезно.
Фиксируем цели
Еще один базовый принцип тайм-менеджмента – любая цель должна быть зафиксирована. Неважно как, хоть на стикерах вокруг монитора. Особенно это касается больших и труднодостижимых целей. Говорят, прописывая их от руки, мы лучше настраиваемся на выполнение. Но и ежедневные задачи тоже нужно обязательно записывать, освобождая тем самым голову для их решения, а не для запоминания.
А теперь маленький секрет. Вернее, это давно не секрет, но многие почему-то пропускают эту информацию мимо ушей.
Дробите большие цели на этапы, а их, в свою очередь, на мелкие задачи.
Зачем? Давайте сравним.
К примеру, перед нами какая-то объемная и сложная задача. Например, текст для лендинга (если клиент еще даже не дал информации) или пачка статей для одного сайта объемом тысяч в сто. В первом случае мы рассмотрим ее как единое целое.
Во втором мы разложим эту работу на мелкие этапы и подзадачи. Выглядеть это будет примерно так:
- Напомнить клиенту о брифе
- Составить список дополнительных вопросов
- Написать несколько вариантов заголовков
- Продумать структуру лендинга
И так далее.
Если вдуматься, почти каждый пункт можно «закрыть» за полчаса – час. Это понимаете вы, это понимает и ваше подсознание. Приступить к работе легче. А ставить галочки напротив пунктов, наблюдая, как легко вы движетесь по списку, куда приятнее, чем корпеть над работой, не поднимая головы.
Формулировать задачи нужно простым языком, чтобы их не приходилось потом переводить. Избегайте сокращений и малознакомых аббревиатур.
Хорошо помогает в постановке целей принцип SMART. Он служит своего рода чек-листом, чтобы определить, правильно ли вы сформулировали задачу.
Если следовать ему, даже невыполнимые на первый взгляд задачи будут решаться легче.
Порядок во всем
Тайм-менеджмент – как правильное питание: чтобы привести фигуру в порядок и стать здоровее, нужно придерживаться диеты всегда. Если вспоминать о планировании только когда дедлайн караулит за углом, эффекта не будет.
Плану должно быть подвержено все: работа, отпуск, личные дела. Только так можно достичь, не побоюсь этого слова, гармонии. Многие успешные люди, кстати, на полном серьезе вносят в список задач свои хобби. Причем отдают им приоритет. Это помогает не забыть о себе и не сгореть на работе.
Но спешу оговориться – вносить в список «дела» типа «поиграть с ребенком» или «посетить уборную» не нужно. Мы с вами взрослые люди и понимаем, что это уже абсурд, правда?
Тайм-менеджмент должен быть удобным
Эксперт и консультант по тайм-менеджменту Девид Аллен придумал сортировать задачи по тематическим папкам и назвал эту систему GTD – Getting Things Done (доведение дел до завершения). Он считал, что добиться максимальной результативности можно, только освободив свой разум от текущих дел и сосредоточившись на текущей задаче.
У Аллена было 43 папки, которые он вынужден был возить с собой. Выглядел такой «набор», как средняя дорожная сумка, да и вес был немалый. От понятия «удобство» эта конструкция была далека.
Сегодня мир стал настолько мобильным, что нас в такой ситуации даже представить сложно. Нашими друзьями стали:
- ежедневники и планнеры
- смартфоны со встроенным календарем
- планировщики задач, установленные на несколько устройств сразу
Если вы будете тратить полдня на формулирование задач и составление плана, вы быстро бросите это гиблое дело. Если вы станете возить с собой огромный талмуд, он закончит свой короткий век в какой-нибудь урне.
Я пользовалась и ежедневником, и печатным планнером, и мобильным календарем. Постепенно я пришла к планировщику задач – стороннему приложению, которое установила на телефон и компьютер. Это сильно упростило мою работу и избавило от необходимости возить с собой ежедневник, зачеркивать в нем записи.
Но здесь уже каждый решает сам за себя – кому-то нет ничего роднее тетрадки с диснеевскими героями, а кто-то готов тестировать современные сервисы.
Вместо заключения
Итак, из чего состоит база тайм-менеджмента:
- планирование
- сортировка дел по убыванию важности
- фиксация целей
- дробление задач
- постоянство
- удобство
Если следовать этим принципам, порядок наведется быстро и будет поддерживаться сам собой.
Главное, что я хочу сказать – тайм-менеджмент не для всех. Если вы привыкли жить в творческом беспорядке, и он вам близок, не пытайтесь что-то организовать. Не нужно заставлять себя через силу. А если лень и вы – близнецы-братья, то сначала нужно излечиться от этого недуга, а затем уже приступать к организации времени.
Для меня подобная система в делах стала спасением. Но это только базовые принципы тайм-менеджмента. На деле их гораздо больше. Выбирайте любой и применяйте, что нравится. А может быть, у вас есть собственные способы стать эффективнее? Тогда поделитесь ими в комментариях!
